Pieczątki dekretacyjne używane są w księgowości. Każda osoba wykonująca zawód księgowego musi używać pieczęci dekretacyjnej. Wynika to z Ustawy o rachunkowości. Każdy dowód księgowy musi zostać przyjęty oraz sprawdzony w księgach rachunkowych. Z tego artykułu dowiesz się, czym są pieczątki księgowe.

Najważniejsze dokumenty z punktu widzenia księgowości

Księgowe na co dzień mają do czynienia z wieloma różnymi dokumentami, które należy ostemplować i odpowiednio zarchiwizować. Możemy tu wymienić takie dokumenty jak zewnętrzne obce, które przedsiębiorstwo przyjmuje od firm zewnętrznych. Dokumenty zewnętrzne własne wystawiane przez firmę, a następnie przekazywane na zewnątrz. Można również wymienić dokumenty wewnętrzne, które dotyczą działań odbywających się wewnątrz firmy.

Czym jest dekretacja oraz jakiego rodzaju stemple się używa

Dekretacja to pewnego rodzaju zarządzenie osoby dotyczące w szczególności pism, które wpływają na komórkę organizacyjną. Dzięki użyciu odpowiedniej pieczęci nadaje się dokumentowi pewnego rodzaju bieg, który jest zgodny z przyjętymi przepisami. Tego typu przepisy mają za zadanie regulować obieg danego rodzaju dokumentacji finansowej.

Dekretacja to nic innego jak stemple charakteryzujące się odpowiednią adnotacją na dokumencie. W ten sposób wskazuje się komórkę lub osobę odpowiedzialną za załatwienie konkretnej sprawy. W księgowości stemple używa się, aby dokument finansowy mógł zostać ujęty do systemu finansowo-księgowego firmy. Każdy dokumenty w firmie musi być dekretowany, czyli musi być na nim odpowiednia pieczęć. W ten sposób może być on później wprowadzony do odpowiedniego systemu księgowego, czyli po prostu zaksięgowany.

Podczas pracy w księgowości używa się na co dzień różnego rodzaju pieczątki księgowe.  Pieczątki opisane „sprawdzono pod względem merytorycznym” używa się w codziennej pracy podczas prowadzenia pełnej księgowości. Jedną z ważniejszych pieczęci jest „sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym”.  Jest to forma pieczęci, którą używa się najczęściej w księgowości. Jedną z alternatywnych pieczęci jest ta z napisem „sprawdzono pod kątem”. Umożliwia ona odręczne doprecyzowanie wszystkich wykonywanych czynności kontrolnych.

Pieczątki używane w pracy księgowego do wydatków strukturalnych umożliwia niezwykle jasno i czytelnie oznaczyć wszystkie koszty zakwalifikowane przez pracownika na tak zwane wydatki strukturalne. Pieczątki dekretacyjne o nazwie Winien/Ma idealnie sprawdza się przy przygotowaniach bilansu środków. Pieczątki dekretacyjne mają wszystkie wymagane pola, aby w jasny i przejrzysty sposób wskazać ujęcie dokumentu w księdze rachunkowej.

Firmy produkujące pieczątki dekretacyjne oraz datowniki mogą przygotować dla firm dowolny wzór zgodnie z naszymi potrzebami. Wówczas składamy zapotrzebowanie, do takiej firmy określając, jaka dokładnie pieczątkę potrzebujemy zgodnie z naszymi indywidualnymi potrzebami.

Stawienie pieczątki do faktur jako potwierdzenie zgodności danego dokumentu z obowiązującym prawem

Umieszczenie pieczątki dekretacyjnej na dokumentach księgowy jest znakiem zgodności z obowiązującymi przepisami. Dlatego tak bardzo ważne jest, aby każde biuro księgowe miało pieczątki dekretacyjne oraz aby każdy księgowy potrafił się nimi posługiwać. Oczywiście wykorzystując do pracy gotowy stempel, znacznie przyspiesza nam pracę.

Pieczątki księgowe mają odpowiedni wygląd oraz informacje, które są na niej zamieszczone. Każde przedsiębiorstwo może wyrobić odpowiedni stempel, który odpowiada swoim potrzebom. Oczywiście ważny jest nie tylko sam wzór naszej pieczątki, ale również to aby gumka wykorzystana do produkcji pieczątki była niezwykle trwała. Dlatego warto, jest zlecić wykonanie pieczątki dekretacyjnej firmie z długoletnim doświadczeniem. 

Dekretacja dokumentacji księgowej w formie online

Wiele współczesnych operacji księgowych odbywa się przy pomocy drogi elektronicznej. Do tego celu wykorzystuje się najnowocześniejsze narzędzia oraz technologie elektroniczne. Ustawa o rachunkowości nie informuje wprost, czy pieczątki dekretacyjne muszą być naniesione na dokumenty księgowe.

Jeżeli dokumentację księgową prowadzimy w formie elektronicznej to i dekretacja wykonywana jest online przy użyciu odpowiedniego programu. Zdecydowana większość tego typu programów wykonuje wydruk dokumentów z naniesieniem na nich obowiązkowego wpisu. Wówczas nie musimy ponownie dekretować naszego dokumentu ręcznie.

Zgodnie z najnowszymi obowiązującymi przepisami prawa pieczątka dekretacyjna stanowi zaświadczenie zgodności dokumentów księgowych z prawem. Każda osoba wykonująca zawód księgowego podczas kontroli może być rozliczona z prawidłowych oznaczeń, które nanieśliśmy na dokumenty. Dlatego właśnie pieczątka firmowa w księgowości jest tak ważna. Dodatkowym plusem jest przyspieszenie pracy. Firmy produkujące stemple mają możliwość wprowadzenia zmian w pieczątce zgodnie z naszymi upodobaniami.